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‘협업을 위한’ 좋은 커뮤니케이션 능력
흔히 회사에서 업무를 수행하는데 있어서 갖추어야할 필수 역량의 하나로 ‘커뮤니케이션 능력‘을 꼽는다. 소프트웨어 엔지니어로 일하면서, 애플리케이션을 작성하는 코딩 스킬, 문제 해결능력과 더불어 협업에 꼭 필요한 역량이라고 생각한다. 그런데, 이렇게 업무를 수행하기 위한 ‘협업’ 과정에서 필요한 ‘좋은 커뮤니케이션‘이란 무엇일까? 몇가지 생각들을 정리해보았다.
왜 좋은 커뮤니케이션 능력이 필요할까?
좋은 커뮤니케이션 능력을 갖추고 있다면 협업이 수월해진다. 동료와 소통하여 공통의 목표를 위해서 일하는 과정에서
자신의 의도를 이야기하고, 문제상황을 전달하는 과정에서 가장 많이 일어나는 일이 바로 커뮤니케이션이기 때문에, 커뮤니케이션의 효율이 좋으면 좋을 수록 시간과 에너지가 절약된다.
요약하자면 ‘좋은 커뮤니케이션 역량‘을 가지고 있을 수록 커뮤니케이션에 들어가는 시간과 에너지가 줄어들어 협업이 수월해진다.
좋은 커뮤니케이션이란?
그렇다면 좋은 커뮤니케이션이란 무엇일까? 커뮤니케이션을 대화라고 정의하면 말을 유창하게 하는 것이 좋은 커뮤니케이션일까? 요즘은 말보다는 업무 메신저 (슬랙, 잔디, 카카오톡(?))으로 이야기 하는 경우가 많은데, 메세지를 작성을 잘 해야한다는 것일까? 간단하게 세 가지를 꼽아보았다.
먼저 첫 번째로 상대방의 시간과 에너지를 아껴줄 수 있는 커뮤니케이션이 협업을 위한 좋은 커뮤니케이션이라고 생각한다.
1. 상대방의 시간을 아껴주는 커뮤니케이션
상대방의 시간을 아껴주는 커뮤니케이션이란, 커뮤니케이션의 목적을 명확히 하여 상대방이 ‘기다리는’ 시간을 줄여주는 커뮤니케이션을 말한다. 흔히 업무 메신저와 같은 협업툴을 사용할 때가 많은데 이런 경우 효과를 발휘한다. 다음의 예시를 살펴보자
얼핏보기에는 별다른 문제가 없어보인다. 하지만, 자세히 보면 상대방에게 용건을 전달하는데 까지 여러번 메세지를 전달했다는 것을 알 수 있다. 좀 더 직관적으로 알수 있도록 시간을 추가해보면 다음과 같다.
이제 문제점을 명확하게 확인할 수 있다. 위의 경우에는 ‘커뮤니케이션의 목적’을 전달하는데 까지 무려 1시간 20여분이 소요된다. 따라서 상대방과 나의 시간이 낭비된다.
만약 도중에 점심시간이라도 있게되면, 아침에 시작한 ‘커뮤니케이션’은 점심시간이 지나서야 목적을 전달할 수 있게 된다.
이런 커뮤니케이션 방식보다는 ‘두괄식’으로 용건을 전달하는 방법을 사용하면 상대방과 나의 시간을 아껴줄 수 있다. 두괄식을 사용하면 ‘커뮤니케이션의 목적’을 처음부터 명확하게 전달할 수 있다.
메신저나, 사내 업무툴은 비동기로 업무를 수행할 수 있게 해주는 장점이 있다. 다만 커뮤니케이션 방식을 의식하지 않으면 일상생활에서 사용하듯이 진행되버리고, 상대와 나의 시간을 소모하는 결과를 가져온다.
아주 사소한 내용이지만, 의식적으로 ‘목적을 명확히 앞부분에 전달‘하는 두괄식 커뮤니케이션을 진행하는 것이 좋다.
상대방과 커뮤니케이션할 때 ‘목적’을 제일 앞부분에 전달하자.
2. 상대방의 에너지를 아껴주는 커뮤니케이션
두 번째로는 상대방의 에너지를 아껴주는 커뮤니케이션을 생각해 볼 수 있다. ‘두괄식’으로 목적을 명확하게 전달하더라도 ‘커뮤니케이션 효율이’ 낮은 경우가 발생할 수 있다.
상대방이 목적을 분명하게 이해했음에도 추가적인 정보가 필요한 경우가 있기 때문이다. 대부분 ‘맥락‘이 생략된 상태로 커뮤니케이션하는 경우로 볼 수 있다. 다음의 예시를 살펴보자.
도움을 필요로 하는 입장에 빌드 에러를 해결해달라고 요청하는 커뮤니케이션을 시작하였지만, 상황에 대한 구체적인 ‘맥락’이 생략되어 있기 때문에 상대방인 ‘B’는 적절한 대응을 하기가 어렵다. 이 때문에 추가적으로 상황에 대한 자세한 확인과정이 필요하고 그만큼 에너지를 소모할 수 밖에 없다. 따라서 이 경우에는 다음과 같이 ‘맥락’을 포함하여 커뮤니케이션 하는 것이 좋다.
이런 방식을 저맥락(low context) 커뮤니케이션이라고 한다. 한국어는 특성상 ‘고맥락(high context)’ 문화를 표현하기 좋기 때문에 명시적이지 않아도 상황에 따라서
상대방이 대화를 이해하는데 문제없는 경우가 많다. 그러나, 업무를 처리하는데 있어서는 다양한 이슈를 동시에 처리하는 경우가 많기 때문에 특정 경우의 맥락을 계속 유지하기가 어렵다.
따라서 ‘명시적’이고 ‘배경에 대한 설명’을 충분히 추가하여 ‘저맥락’으로 커뮤니케이션 하는 것이 좋다.
명시적이고 상황을 충분히 설명한 ‘저맥락’ 커뮤니케이션을 고민하자.
- 고맥락, 저맥락에 대해서 자세히 알아보려면 다음의 글을 읽어보자 링크
3. 친절하게
마지막으로 너무도 당연하지만 잊기 쉬운 ‘친절하게’ 이다. 누구나 자신의 업무가 바쁘고 스트레쓰를 받기 쉽기 때문에 누군가 말을 걸어오거나, 업무를 요청받을 때 날카로워지기 쉽다.
이건 나 자신의 경우도 똑같기 때문에, 의식적으로 상대방에게 ‘친절하게’ 대화하려는 노력이 필요하다. 그렇지 않으면 나도모르게 차갑고 대하기 어려운 동료가 되어 있을 수 있다.
플라톤은 이런말을 했다고 한다.
“친절하라. 당신이 만나는 사람들은 다 힘겨운 싸움을 하고 있는 중이다.”
“Be kind, everyone you meet is fighting a hard battle.”
정리
- ‘목적을 앞부분에 두고 분명하게 표현한’ - ‘두괄식’ 커뮤니케이션
- ‘배경과 맥락을 명시적으로 드러낸’ - ‘저맥락’ 커뮤니케이션
- 그리고 친절하게
이 세 가지를 잘 기억한다면 협업하는데 있어서 ‘좋은 커뮤니케이션 스킬’을 발휘할 수 있다.
물론 커뮤니케이션 상황은 앞서 예시로 든 경우보다 훨씬 더 다양하고 복잡하며, 상대방이 누구냐에 따라서 또 달라질 수 있다. 그렇지만 기본적으로 위의 세 가지는 의식적으로 몸에 익혀야 동료와 협업하는 데 있어서 상대방의 시간과, 에너지를 아껴줄 수 있는 커뮤니케이션을 진행할 수 있다고 생각한다.
비단 소프트웨어 엔지니어링 분야가 아니더라도, 커뮤니케이션 능력은 필수적이다. ‘좋은 커뮤니케이션 역량을 갖추어’ 동료와의 협업을 원활하게 진행해보자.
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